W przedstawionej sytuacji według mnie nie powinno nastąpić obniżenie diety, gdyż pracownik nie skorzystał ze śniadania hotelowego nie ze swojej winy. Powinien w tym zakresie złożyć jednak stosowne oświadczenie wskazujące godzinę wyjazdu z hotelu.

Na wstępie od razu zaznaczmy, że pracodawcy nie należący do sfery budżetowej powinni wszelkie kwestie związane z podróżami służbowymi, w tym zwłaszcza podróżami zagranicznymi szczegółowo uregulować w przepisach wewnątrzzakładowych. W zależności od sytuacji będzie to układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania (zapewne najczęściej) albo umowa o pracę. Brak takich wewnętrznych regulacji powoduje, że pracodawcy stosować muszą, bez jakichkolwiek zmian, przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991, z późn. zm.), które zawierają w sobie postanowienia budzące często duże praktyczne wątpliwości interpretacyjne.

Ograniczeniem jest tutaj jedynie to, że regulacje wprowadzone w zakładzie pracy nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta wynikająca z przepisów dotyczących delegacji krajowych (obecnie są to 23 zł).

W przypadku podróży zagranicznych pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety, zaś pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:

- śniadanie - 15% diety,
- obiad - 30% diety,
- kolację - 30% diety,
- inne wydatki - 25% diety.

Pewne wątpliwości niekiedy podnoszone są w odniesieniu do bardzo częstych w praktyce sytuacji, w których śniadanie wliczone jest w cenę noclegu, czyli koszty tego posiłku nie są w jakikolwiek sposób wyodrębnione na fakturze (rachunku) za hotel. Są tutaj często wyrażane opinie, zgodnie z którymi w takich przypadkach nie ma podstaw do obniżenia dobowej diety. Moim zdaniem rozumowanie takie jest błędne. Z przepisów wynika, że dieta powinna ulec odpowiedniemu obniżeniu w związku z otrzymaniem przez pracownika bezpłatnego wyżywienia (lub określonego posiłku) i dlatego też śniadanie w cenie hotelu jak najbardziej powinno spowodować zmniejszenie należnej pracownikowi za dany dzień diety. Warto jednak wyraźnie rozstrzygnąć tę kwestię w układzie zbiorowym pracy lub – najczęściej - regulaminie wynagradzania (lub umowie o pracę, jeśli pracodawca nie jest zobowiązany do wydawania regulaminu wynagradzania) w którym można by np. ująć zapis, zgodnie z którym w każdym przypadku noclegu w czasie delegacji zagranicznej pracownik zobowiązany jest złożyć oświadczenie o tym, czy miał w ramach opłaty za nocleg zapewnione bezpłatne śniadanie (które w razie wątpliwości można sprawdzać telefonicznie czy mailowo kontaktując się z hotelem). W razie złożenia oświadczenie pozytywnego dieta przysługuje w zmniejszonej wysokości.

W przedstawionej przez Pana sytuacji dieta nie powinna zostać jednak obniżona. Pracownik w związku z wykonywaniem polecenia służbowego, koniecznością kontynuowania podróży itp. nie mógł skorzystać ze śniadania. Z tego względu pracownik powinien mieć zapewnione przez zakład pracy środki na spożycie tego posiłku.

Marek Rotkiewicz